Czy warto kupować materiały oryginalne (tusz, toner) płacąc za nie dużo wyższą cenę, czy też warto skorzystać z oferty alternatywnych materiałów eksploatacyjnych ?

         Pytanie to zadaje sobie praktycznie każdy użytkownik urządzenia drukującego (drukarki, urządzenia wielofunkcyjnego, ploterów i innych). To, że producenci tzw. materiałów "oryginalnych" życzą sobie wyższe kwoty za swoje produkty to fakt bezsporny. Liderzy (największa ilość maszyn drukujących) czyli HP, Lexmark, Brother, Canon czy Samsung twierdzą, że tylko materiały sygnowane ich marką gwarantują niezawodność pracy i osiągnięcie zamierzonych efektów (czyt. wydruków idealnych). Czy faktycznie ? O tym może przekonać się każdy użytkownik sam, sprawdzając czy alternatywny znaczy gorszy, oraz czy oryginalny znaczy zawsze lepszy. Istotną kwestią jest też relacja jakości do ceny, którą należy zapłacić.

         Jeżeli pojęcia gorszy/lepszy ujmować należy w pojęciu samej jakości uzyskanych wydruków to ewidentnie należy rozróżnić produkty do wydruków atramentowych i laserowych.  Te odmienne technologie pokazują jak "radzą sobie" producenci alternatywnych materiałów eksploatacyjnych z reżimami technologicznymi i jak to przekłada się na efekt końcowy. Wiadomą kwestią jest, że w przypadku materiałów do wydruku laserowego produkty alternatywne w znacznej mierze radzą sobie z postawionym zadaniem. W przypadku druku atramentowego jest z tym o wiele trudniej.

         Aby móc w jakikolwiek "mierzalny" sposób porównywać materiały eksploatacyjne powstały przy udziale największych producentów drukarek tj. firm HP (Hewlett Packard), Canon i Lexmark normy ISO/IEC 19752, 19798, 24711, 24712, które są normami analizy statystycznej pomiarów wydajności (ilość wydrukowanych stron w zoptymalizowanych warunkach). Normy te przyjęto jako standard branżowy przy określaniu wydajności produkowanych materiałów, mierząc ilość wydrukowanych stron wzorcowych.

Główne założenia norm wydajnościowych:

1. Określony wzorzec (strona testowa)

2. Wyznaczona ilość próbek (kaset z tonerm lub atramentem)

3. Kryteria oceny "końca" eksploatacji kasety (z tonerem lub atramentem)

4. Nadzorowane środowisko pomiaru

         Istnieje jeszcze tzw. kwestia zgodności z Polskimi Normami, które aktualnie dla materiałów eksploatacyjnych nie istnieją. Oznacza to, że możemy posługiwać się tylko i wyłącznie zgodnością z normami ISO/IEC 19752, 19798, 24711, 24712.

                  Normy nie istnieją, bo wygląda na to, że sami producenci nie są nimi zainteresowaniu. No bo co to za normy, które mówią o ilości wydrukowania stron. Zakładając, że poszczególne tusze czy tonery posiadają zasobniki na materiał drukujący zdecydowanie większy niż jest faktycznie wykorzystywana ich pojemność. Oznacza to, że tonery są zasypywane (tusze zalewane) w 40,50 czy 70% faktycznej ich pojemności. I to jest fakt, z którym się nie dyskutuje. Można do tego dorobić „ideologię” jak kiedyś do tuszy zawierających w pojemnikach gąbkę (niech każdy sam odpowie czy po to aby utrzymać konsystencję tuszu, czy też aby nie było widać ile go jest ;) ). Faktem jest, że materiały drukujące są dla ich producentów (producenci sprzętu) bardzo ważna grupą w przychodach bieżących i zrobią oni wszystko  aby na tym dobrze zarobić. Nie było by nic w tym złego gdy kwoty żądane były rozsądne. Że tak nie jest potwierdza fakt powstania w ciągu ostatnich kilku lat bardzo dużej ilości producentów zamienników i tzw. „regenerowaczy” (bez urazy dla kogokolwiek).

Rynek nie znosi próżni więc na wytworzony popyt zareagował ofertą materiałów, które są zdecydowanie tańsze od swoich „pierwowzorów”.

Tańsze czy oznaczają gorsze ? To pytanie na które nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Pracownicy firm producenckich (tzw.oryginałów) odpowiedzą poprawnie politycznie. Ta poprawność trochę ucieka im w momencie zakupów prywatnych (dokonywanych za własne zarobione pieniądze). Osoby odpowiedzialne za sprzedaż zamienników będą miały całkowicie odmienne zdanie. A jak jest naprawdę ?

Aby odpowiedzieć na to pytanie trzeba przeanalizować kilka aspektów:

1. Ile stron drukujemy (w danej jednostce czasowej np. miesiąc) ?
2. W jakiej technologii drukujemy ?
3. Jaki papier używamy ?
4. Czy potrzebujemy kolor, czy też 90% naszych wydruków to sprawozdania, faktury itp. ?
5. Czy korzystamy z serwisu ?
6. Czy faktycznie jesteśmy zainteresowani obniżeniem kosztów druku ?
7. Kto płaci za nasze wydruki ?
8. Czy ktoś kontroluje koszt wydruku ?
9. Jak jest polityka druku w przedsiębiorstwie, instytucji, druku prywatnym ?
10. Czy mamy w instytucji wdrożone systemy jakości narzucające „jedyne i słuszne rozwiązania” ?

Pytań można napisać jeszcze kilka, ale odpowiedź już na te rozjaśni nam obraz sytuacji. A że jest co rozjaśniać to wiadomo po szacunkach rynku i jego wartości ( w 2009 roku tylko w Polsce sprzedano ok. 16 mln sztuk materiałów eksploatacyjnych, co przemnożone przez średnią cenę materiału daje niewyobrażalną wartość, o którą toczy się bój) . A, że jest o co kruszyć kopie to pokazuje fakt z jaką prędkością wypuszczają na rynek producenci drukarek swe modele. Jeżeli ktoś uważa, że z powodu pojawiania się nowych technologii oraz możliwości to …. niech tak dalej myśli. Zadziwiające jest tylko, że producentów sprzętu drukującego nie przybywa nam praktycznie wcale, w przeciwieństwie do producentów materiałów eksploatacyjnych (nie mówiąc już o ilości i tempie).      

Ale wracając do istotnych dla sedna sprawy pytań. Ilość wydruków determinuje materiał z jakim chcemy mieć do czynienia. Użytkownicy prywatni drukujący niewielkie ilości również powinni się zastanowić, ale ilość nie wpływa znacząco w ich przypadku na strukturę korzyści. Podmioty korzystający z 10 do 50 urządzeń powinny bardzo rzeczowo podejść do tematu. Ilość wydruków przemnożona przez różnicę daje konkretną wartość. I nie trzeba uciekać z matematyki aby oszacować wynik końcowy. Instytucje generujące przemysłowe ilości (i korzystające z dużej ilości maszyn drukujących) powinny przemyśleć również kwestię ujednolicenia parku tych urządzeń. Nie od dziś wiadomo, że zarządzanie flotą jest łatwiejsze jeżeli mamy urządzenia jednego lub maksymalnie dwóch producentów.

Przy dużej ilości wydruków bardzo popularny jest outsourcing druku. Generalnie to nic innego jak „wyrzucenie na zewnątrz” kwestii zajmowania się urządzeniami i płaceniem tylko za ilość faktycznie wydrukowanych kartek. Gdyby było to takie perpetum mobile biznesu to firmy zewnętrzne musiały by być firmami charytatywnymi. A tak nie jest. Zarabiają na tym bardzo godne kwoty. Powie ktoś, że potrafią zoptymalizować proces zarządzania drukarką (materiałem eksploatacyjnym itd.).  W jakiejś części na pewno, ale jest to wliczone w cenę usługi, za którą wystawiane są faktury … niestety do zapłaty. Firmy i instytucje pracujące w strukturze wysokich marż z pewnością powinny tą opcję rozważyć. Pozbywają się „problemu”, a za rozwiązanie płacą określoną w kontrakcie kwotę. Jeżeli kogoś na to stać jest to jego suwerenna decyzja (modne były już różne style zarządzania, więc dlaczego nie outsorcing). Osoba odpowiedzialna zawsze może się pochwalić, że rozwiązała problem i jest on pod kontrolą kosztów. A że zapłaciła za to więcej niż można uzyskać w innej formie (?) to już inna sprawa i temat. Zawsze znajda się zwolennicy i przeciwnicy każdej teorii (słynna „just in time” w jednej z fabryk zatrzymała całkowicie produkcję ze względu na przyczyny zewnętrzne, które nie pozwoliły dostarczyć półproduktów w odpowiednim czasie. Straty były potężne, ale zarządzający mogli pochwalić się odpowiednimi certyfikatami z zakresu wdrożonych procedur).

Trzeba pamiętać, że koszty druku to koszty wizualizacji. Jeżeli mamy na co dzień do czynienia z dużą ilością druków to należy rozważyć nie fakt „wyrzucenia na zewnątrz” druku, ale fakt zminimalizowania tej ilości. Mówiąc, krótko pozostawienia w postaci cyfrowej informacji, której zawartość chcemy innym przekazać.

   Co do kwestii materiałów eksploatacyjnych, rachunek matematyczny mówi sam za siebie. I nie jest tu najistotniejszym fakt jaki toner użyjemy, ale jaką maszynę kupimy (wydzierżawimy) do wydruków ilościowych oraz jakiego papieru będziemy używać. Koszty serwisu są znaczące, a dla zobrazowania sytuacji wystarczy pokazać fakt, że papier najtańszy od najdroższego w dzisiejszych czasach to ok. 2 zł. Papier w tym wypadku lepszy ( o dużo lepszych parametrach i prawie całkowicie niepylący) pozwoli nam zaoszczędzić bardzo duże pieniądze na kosztach serwisu i czyszczenia drukarek. Gdyby tak producenci materiałów tzw. oryginalnych zastosowali podobne proporcje, to nie mielibyśmy dylematu, a producenci zamienników pozamykali by swoje fabryki. Niestety jak na razie mają dobrze, a wygląda na to, że będą jeszcze lepiej ;).   Różnica w koszcie zakupu materiału sygnowanego marką jest znacząca, a przemnożona przez ilość wydrukowanego materiału daje wartość, nad którą warto się zastanowić.

         Technologia wydruku jest bardzo ważnym aspektem kosztów. Widomo, że technologia laserowa w eksploatacji jest zdecydowanie tańsza. Dlatego przy wydrukach ilościowych sprawa jest oczywista. Bardzo ciekawym paradoksem jest fakt, że w Polsce sprzedaje się więcej urządzeń atramentowych. Pewnym wytłumaczeniem jest fakt, że ilościowo rynek detaliczny (użytkownicy domowi) nie jest w stanie zaakceptować kwot które należy zapłacić za kolorowe drukarki laserowe. Mając na uwadze ilość druku oraz funkcjonalność sprawa wydaje się oczywista. Rynki bogatsze mając możliwość wyboru postawiły na wynik ekonomii i to wydaje się oczywiste.

         Ciekawostką w druku atramentowym jest fakt systematycznego pojawiania się coraz mniejszych pojemności zasobników. Pomijając wersje XL (za które producenci żądają znaczących kwot), to nawet logiczne wydaje się zmuszania użytkowników do częstszego zaglądania do sklepów po nowe tusze.

        Jedno producentom materiałów tzw. oryginalnych trzeba oddać. W przeciwieństwie do twórców zamienników mają w swojej ofercie także sprzęt oraz materiały nietypowe. Jeżeli ilość maszyn drukujących jest proporcjonalnie niewielka, to na próżno jest szukać do nich zamienników. Nikt ich nie chce wytworzyć (po tzw. oryginalnymi, którzy rekompensują to odpowiednią ceną).

         Można wtedy posiłkować się regeneracją, ale ryzyko ponosi się samemu. Nie jest łatwo dobrze zregenerować materiał eksploatacyjny bez szkody dla dalszego druku. Regeneracja zasobników atramentowych to jeszcze większe wyzwanie. Ale nie można odmówić nikomu decyzji samostanowienia oraz ponoszenia ryzyka. Jeżeli ktoś uważa, że warto to jego suwerenne zdanie. Najwyżej poniesie koszty błędnej decyzji. Jeżeli stać go na to … jego prawo.

Inną kwestią jest wybór między zamiennikiem, a materiałem tzw. oryginalnym ( dla jasności jako zamiennik rozumiemy produkt nowowytworzony, nie poddany procesowi regeneracji itd.  ….pełne definicje zainteresowani mogą przeczytać w niezliczonych SIWZ w ramach zamówień publicznych).  Producenci oryginalnych materiałów eksploatacyjnych twierdzą, że ich materiały są trwalsze i lepiej współpracują z drukarkami (czy widział ktoś oficjalne i weryfikowalne badania w tym zakresie ?). Zakładając, że ta teza jest prawdziwa to pytanie jest proste…. czy użytkownik jest w stanie zapłacić różnicę w cenie drukując odpowiednio dużą ilość wydruków, bo cena serwisu urządzeń w tym zakresie jest niewielka (pomijając ewidentne przypadki wadliwych produktów). Należy wziąć jeszcze pod uwagę jeden istotny czynnik. Producenci zamienników oferują swoje produkty z proporcjonalnie większa ilością proszku/tuszu. Co zresztą nie dziwi, gdyż jest to argument „namacalny” (każdy może go sprawdzić).

         Papier jako czynnik mający wpływ na wybór tonerów czy tuszy jest o tyle istotny, że jak wykazano powyżej ma znaczący wpływ na ogólne koszty druku w postaci serwisu, a nie ma znaczącego (minimalny) wpływu na koszt samego papieru.

Tu należy pochwalić użytkowników, którzy w pełni zaczynają rozumieć te kwestię. Dla jasności proszę zaważyć kwestię gładkości papieru biurowego (tzw. współczynnik Bendsena). Papiery najsłabszej jakości potrafią bardzo szybko zabrudzić pyłkami (bardzo małej wielkości kawałki – pyłki papieru) drukarki.

Kwestia parametrów typu jasność czy nieprzezroczystość to sprawa estetyki i nie ma wpływu na koszt druku.   

            Struktura wydruków (pełny kolor, wydruki w odcieniach szarości) to argument bardziej za wyborem rodzaju drukarki niż materiału eksploatacyjnego. Wydruk laserowy w tym zakresie jest szybszy ale daleko odbiegający od jakości jaką oferują urządzenia atramentowe. Wydruk kolorowy ma to do siebie, że jest wykorzystywany w proporcjonalnie niewielkiej ilości zadrukowanych stron. W pełni jest wykorzystany (oddaje pełnie barw) jeżeli powiązany jest z odpowiedniej jakości podłożem (papier, folia), które uwidoczni atrament na swej powierzchni. Oryginalny atrament producenta drukarki będzie nienajlepiej drukował, jeżeli połączymy go z nośnikiem słabej jakości oraz pokaże pełnie możliwości z papierami najwyższej klasy.  

         Odpowiedź na pytanie o korzystanie z serwisu jest na tyle istotna, że pokazuje, kto dokonuje wyboru materiałów eksploatacyjnych. Serwisanci doskonale widzą jaki jest efekt pracy różnych materiałów. Proponujemy ich zapytać … (pod warunkiem, że udzielą prawdziwej odpowiedzi, bo to nie jest takie oczywiste ze względu na koligację z prowadzonym interesem).

         Czy faktycznie jesteśmy zainteresowani obniżeniem kosztów druku ? To pytanie jest bardzo trudne i znalezienie odpowiedzi na nie wbrew pozorom nie jest takie proste. Gdyby było takie oczywiste, to czy rozważane byłyby kwestie outsorsingu ? Odpowiedź sprowadza się bardziej do kompromisu jakość/koszt. Komu na którym parametrze bardziej zależy. Czy zawsze obniżenie kosztów jest celowe, czy też istnieją inne przesłanki stanowiące odpowiednią wartość.

         By odpowiedzieć na kolejne pytanie polecamy przeanalizowanie kwestii, czy dany produkt sfinansowałbym z własnych środków. Jeżeli odpowiedź jest twierdząca to sprawa jest oczywista. Jeżeli nie …. to należało by się zastanowić dlaczego łatwiej płaci się czyimiś środkami. Gdyby to było tak oczywiste to nie bylibyśmy świadkami rozwoju rynku kart płatniczych i podobnych tematów.

         Kontrola kosztów wydruku jest to bardzo sensowny zakres. Instytucje i firmy nie zdają sobie sprawy jaka ilość stron jest drukowana niepotrzebnie. Faktem jest, że przyzwyczajenie jest drugą naturą człowieka, ale ile można by obniżyć koszty druku, jeżeli druk dwustronny byłby standardem, a cyfrowy zapis strony (z odpowiednią kwestią uprawnień) w codziennym użyciu ?! Podnosząc w tym miejscu temat dbania o ekologię i jej wymierność dla nas, należy zauważyć proste przełożenie na ponoszone koszty druku. Odpowiednia polityka w tym zakresie  może zdziałać cuda.

         Dlatego podpowiadamy, zamiast zadawać sobie pytanie „zamienniki czy oryginalne ?” może warto zwrócić się w stronę kwestii „drukować czy przeczytać ?”.